「受付を担当しています。代表電話を取るのが仕事の一つですが、どこの会社でも、受付は事務所と離れているということが多いのではないでしょうか。 ですので、別室の人たちのスケジュールをいつでも把握するのは難しいことででした。 でも今は、自席のパソコンから『ホットスケジューラ』を開けば、誰が、今何をしているか が一目でわかります。外出中でも帰社時刻が分かるので、無駄な取次ぎが減り、電話応対がとてもスムーズになりました。 部署の切り替えや、スケジュールの詳細確認も、マウスだけで簡単に操作できるので、電話しなが ら確認ができてしまいます。」
「主任以上で構成される「リーダー会」の日時をセッティングする時、まずは、『任意グループ機能』で会議のメンバーを一括表示します。そうすると、メンバーの“空き”スケジュールが一目でわかるので、自然と会議の日時が決まります。 以前は、スケジュール確認と調整のために、メンバー１人１人へメールで確認をしていましたが、その作業から開放されたことは、私にとって大きな業務効率ＵＰです。 しかも、みんなの都合のいい日時を選ぶので、無駄なくスムーズに決まります。 この『任意グループ機能』は、目的によって変わるメンバーを、簡単に一覧で見ることができるので、よく使う機能ですね。」
「自分の名前をクリックすると、１ヵ月のスケジュールが一覧できる『１ヵ月表示機能』が気に入ってます。 お客様とのアポイントを取るときは、まず『ホットスケジューラ』で確認します。手帳を開くより早いので・・・。 私の場合、上司のアポイントを調整することも多く、その時もまた、上司の１ヵ月のスケジュールを表示します。そして、「スケジュール代理登録』で商談予定を私が登録します。 １ヵ月表示でも、１日１日のスケジュールが一覧できるので、過去を振返って確認ができたりと、便利な機能です。」
「うちのグループは、本社5名と横浜支社3名で構成されています。 我々の抱える案件のほとんどが、支社と進めていくものなので、支社の動きも常に把握しなくてはなりません。 インターネットが使える環境なら、例え海外でもリアルタイムで情報共有できること、それがWebアプリケーションの最大の利点だと思います。 『ホットスケジューラ』は、今ではうちのグループに欠かせないものになりました。」
